Personele ‘resmi yazışma kuralları ve elektronik belge yönetim sistemi’ eğitimi

Küçükçekmece Belediyesi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile Bilgi İşlem Müdürlüğü işbirliği ile personelin mesleki gelişimine katkı sağlamak amacıyla ‘Resmi Yazışma Kuralları ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ eğitimi düzenlendi.
Belediye Çok Amaçlı Salonu’nda gerçekleştirilen ve iki gün süren eğitimde, İstanbul Büyükşehir Belediyesi Yazı İşleri Şube Müdürü Yusuf Kara; resmi yazışmalarda uyulması gereken kurallar, bu kuralların nasıl uygulanacağı, resmi yazışma hazırlarken hangi mevzuatlardan yararlanılabileceği, üst yazının bölümleri, yapılan hatalar ve metin oluştururken dikkat edilmesi gereken hususlar hakkında bilgi verdi. Bilgi İşlem Müdürlüğü personeli Umutcan Yılmaz ise Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) kapsamında; kanuni sorumluluklar ve sistem notları, Belgenet sisteminde üst yazı oluşturma, hızlı evrak oluşturma ve evrak hazırlarken dikkat edilmesi gereken noktalar gibi konularda ayrıntılı bilgi verdi.

"Resmi yazışmalarda personelin sorumluluğu büyüktür"
İBB Yazı İşleri Şube Müdürü Yusuf Kara resmi yazışmaların önemine dikkat çekerek, ‘’Kamu kurumları resmi yazışmalar üzerinden iletişim kurar. Yani bir gerçek veya tüzel kişiyle yazışılsa da yapmış olunan işlemin resmiyete kavuşması için resmi yazıya dökülmesi gerekir. Resmi yazı kurumun itibarını gösterir. Karşı idare o yazıyı okuduğu zaman, o yazıyı hazırlayandan imzalayana kadar bir intiba edinir. Yazı ne kadar düzgün, kurallara uygun, içeriği ne kadar doyurucu ise kurumun itibarı belirlenir. Bunun tam tersi ise kurum hakkında kötü bir intiba bırakır. Bunun sonucunda yazılar iade edilebilir, yapılacak işlemler uzayabilir, kamu zararı oluşabilir ve kurumlar soruşturma geçirebilir. Bu sebeple personellere büyük bir sorumluluk düşmektedir’’ dedi.