Günlük yaşamınızda çok mu yoğunsunuz? Hayatı sizi değil hayat mı? Sizi planlıyor. Randevülerinize hep gec mi kalıyorsunuz? Akşam eve gittiğinizde yetiştiremediğiniz veya unuttuğunuz çok önemli işleriniz oluyorsa zaman yönetimini uygulamanın tam zamanı. Zaman kullanılmayan kısmı yok olup giden önemli bir sermayedir. Yaşam içinen önemli sermaye olan zamanın kullanılabilirlik oranını artırmak, ancak onu etkili bir biçimde yönetmekle olanaklı olur .
Zaman yönetimi: Zamanı kontrol altına alma sürecidir. Aynen kalite yönetimi gibi, kaliteyide kontrol altına almanız gerekir. Günlük olarak bize verilen 24 saat, 1440 dakika, 86400 saniyelik süreyi, yaşamımıza katkı sağlayacak biçimde kullanmaktır . O halde öncelikle şu 7 öneriyi uygulamak gerekir.
Bunun için;
1- Hedefleri belirleyip, önceliklendirin.
2- Zamanınızı planlayın.
3-Aşırı bilgi yüklenmenin önüne geçin.
5- Zaman kaybettiren işleri yok edin.
6-Başkalarının yapabileceği işleri onlara devredin.
7- Boşvericiliğin üstesinden gelin.
Hedefleri belirleyip, önceliklendirmek için: -Mesleki hedefleri belirleyin
-Belirlenen hedefleri önceliklendirin
-Öncelikleri listeleyin
-Hedefleri gözden geçirin ve düzeltin.
Zamanınızı planlarken, öncelikli olarak daha az öncelikli olarak, işlerinizi listeleme yapın.
-Her sabah evden çıkmadan önce günlük işlerinizi belirleyin ve öncelik sırasına dizin.
-Günlük planı yazılı hale getirin
-Günün sonunda hedef listenizi gözden geçirin,gerçekleştiremediğiniz işleri bir sonraki listenin başına önem sırasına göre ekleyin
-Kendinizi tanıyın, hangi zamanlarda enerjik olduğunuzu belirleyin
-Toplantılarınızı gündemli yapma alışkanlığı kazanın.
-Tüm toplantılara zamanında başlayın ve zamanında bitirin, geç kalanlar için tekrar yapmayın
-Toplantı gündemindeki maddelerin tartışma için mi bilgi için mi olduğunu belirleyin ve her bir madde için zaman belirleyin
-Toplantı sonuçlarını bir tutanakla belirleyin. Bunun için daha önceden bilgisayarınızda bir format oluşturun
Aşırı Bilgi yüklenmesini önlemek için:
Kullanışlı bir arşiv sistemi oluşturun.
-Arşivinizi her yıl güncelleyin
-Evraklarınızı işlem yapılacak,arşivlenecek veya havale edilecek,okunacak,işlem dışı bırakılacak biçimde sınıflandırın
Zaman kaybettiren işleri önlemek için;
-Günlük rutin işler için planlayıcı kullanmayı alışkanlık haline getirin.
-Randevular ve son tarihler için bir defter ya da sizi uyarabilecek cep telefonu ajandası vb kullanmayı alışkanlık haline getirin
-Önemli telefon numaraları, adresler, e-posta adresleri vb. sürekli kullandığınız bilgileri elinizin altında bulunduracağınız bir deftere kaydedin
- İş arkadaşları ve ilgili kişilerle iletişim için elektronik posta kullanmayı alışkanlık haline getirin
- Her sabah işe başlarken elektronik postanızı kontrol etmeyi ve ilgililere ileti göndermeyi alışkanlık haline getirin
Hedeflerinizi gerçekleştirebilmek için kendinize kimsenin bölmeyeceği zaman dilimleri ayırın
-Planladığınız çalışmaları yaparken başka birisinin müdahalesini kabul etmeyin. Bunun için HAYIR DEMEYİ ÖĞRENİN
-Toplantılara sadece ilgililerin katılımını sağlayın
- Masanızı sürekli olarak gözden geçirin ve kullanmadığınız evrakları masanızdan uzaklaştırın
- İş yaparken kullandığınız araç, gereç ve malzemeyi her zaman belirli yerlerde bulundurun
İşleri ilgililere devretmek için:
Sizin dışınızda başkaları tarafından da yapılabilecek işleri belirleyin
-Belirlediğiniz bu işleri ilgililere devredin
-İşleri devrettiğiniz kişilerin yetki ve sorumluluklarını belirleyerek kendilerine anlatın
- Yardımcınızın yeteneklerini tam anlamı ile kullanması için ona yardımcı olun
Boşvericiliğin üstesinden gelmek için: -Kararlı olun
-Büyük işleri küçük parçalara ayırın
-Herbir işin sizin ve kuruluşunuz için değerini belirleyin
- Azimli olun, başladığınız işi bitirmeye özen gösterin
- Hoşunuza gitmeyen işleri sabahları yapın ve gün boyunca canınızın sıkılmasını önleyin
- kendinize zaman ayırın
Bol planlı, mutlu, sağlıklı, hayırlı günler dileklerimle ..
